Помимо целевой структуры в виде дерева любая стратегия должна содержать в себе план мероприятий, выполнение которых и приводит к их достижению. В документе необходимо указывать ряд параметров, характеризующих то или иное дело. Но обо всём по порядку…
Содержание статьи:
Терминология
Разработка плана мероприятий организации
Пример плана мероприятий организации
Реализация ПМ организации
Выводы по статье
Терминология статьи
Сначала, определим терминологию и сокращения:
План мероприятий организации (сокр. ПМ) – элемент стратегии в виде списка дел по достижению целей, которые образовались в результате декомпозиции. В ПМ должны быть указания на ответственных за выполнение этих задач, сроки и необходимый результат.
Мероприятие – совокупность действий, направленных на достижение цели.
Стоит отметить, что в повседневном обиходе эти термины имеют другие определения.
Ещё раз отобразим основные элементы стратегии любой организации:
На счёт этой темы мы уже писали в статье «стратегия организации, её содержание и примеры»
Из рисунка понятно, что на ПМ влияет дерево целей, однако стоит сказать, что при выполнении каких либо мероприятия, возникает обратная связь, которая может внести изменения в него.
Например, в целях обозначена оптимизация поставок (с определёнными показателями), в процессе работы с поставщиками один из них предлагает выгодные условия или даже интеграцию в наш бизнес. Такого поворота событий мы не могли просчитать и в результате цель видоизменяется.
Разработка ПМ для организации
Как и весь стратегический процесс, разработка ПМ требует выделения человека и/или группы людей (если организация большая). В статье «целеполагание в организациях» мы постарались расписать участников процесса.
Надо сказать, что в создании подобных документов стандартов нет. Это творчество, подкреплённое опытом. Поэтому, если есть другие варианты Плана мероприятий, присылайте, посмотрим и обсудим.
Разработка плана мероприятий по достижению целей – процесс сугубо технический. Список дел составляется из ответов на вопрос: «что нужно для достижения цели?». Фиксирование должно происходить либо на этапе общих совещаний (если компания небольшая), либо при личном контакте с руководителем направления. Можно комбинировать и тот и другой подходы. Вкратце расскажем о содержании ПМ. В нём должны быть указаны:
Цель, которая выполняется;
Наименование самого мероприятия, необходимого для выполнения цели с его характеристиками, а именно:
- Длительность в часах
- Крайний срок
- Приоритет или последовательность (такая отметка бывает, нужна, однако можно обойтись и без неё)
- Какие ресурсы нужны для выполнения данного мероприятия (Этот пункт мы иногда раскладывали на: тип, дата, когда нужен ресурс, ответственный за предоставление ресурса и т.д. Можно найти с десяток метрик, которые для малого бизнеса не нужны. Ну а если у Вас компания большая, то, желательно, этот столбец расписать).
- Ответственный за выполнение мероприятия.
Также, необходимо расписать ожидаемый результат от мероприятия.
Отметка «сделано» мероприятие;
Можно добавлять и другие пункты, в зависимости от необходимости. Рассмотрим пример:
Пример плана мероприятий по реализации стратегии организации
Приведём версию плана мероприятий от Стратего. Можно перечислить требования к ПМ, которыми пользуемся мы:
1. Универсальность. Необходимо помнить, что сам документ должен быть доступен всем участникам процесса. То есть, это использование распространенных электронных форматов документа (мы пользуемся обычным экселем);
2. Читаемость. При использовании бумажных версий необходимо соблюдать формат А4 для удобства работы с ними на совещаниях (это могут быть и склейки).
Как видно из примера требования СМАРТ фильтра к целям были разложены непосредственно в самом плане мероприятий:
для цели: регулярный процесс планирования
|
мероприятие |
часы |
срок |
ресурсы |
результат |
отв-ый |
|
|
4 |
||||||
|
1 |
Утвердить процедуру ежедневных совещаний для стратегического планирования |
2 |
13.2 |
Результаты опроса о формате | Положение о планировании | Иванов И.И. |
|
2 |
Утвердить процедуру ежедневных совещаний для финансового планирования |
2 |
13.2 |
Результаты опроса о формате | Положение о планировании | Иванов И.И. |
Как пример, приведён отрывок из плана мероприятий по достижению целей в части одной процедуры.
Реализация ПМ организации
Кстати, при выстраивании отраслевых политик ПМ становится незаменимым инструментом. Как правило, цели распределены на подразделение или на группу специалистов, то есть они декомпозируются через ПМ на конкретных людей.
Вопрос реализации это уже тема для разбора тактического управления. Добавим, что пункты ПМ заносятся в ежедневные дела исполнителей, то есть наряду с текущей деятельностью, люди начинают решать вопросы относящееся к стратегии. Таким образом, выстраивается преемственность. ПМ это гарантия того, что дерево целей не останется просто красивой бумажкой, а всё-таки воплотится в жизнь.
На практике, процесс планирования, а тем более занесения стратегических дел, в ежедневные, отследить затруднительно. Это актуально уже для микропредприятий (наша классификация малого бизнеса указана в этой статье), а если в компании 50 и более человек… Поэтому то многие автоматизируют процессы. Но если её нет, то приходится тратить много времени на контроль выполнения дел. Другой альтернативы нет.
Проблема реализации ПМ как внедрения стратегии в ежедневную деятельность является одним из самых важных элементов. Помимо внедрения существует ещё более насущная деталь – налаживание механизма обратной связи. Не так, чтобы на очередном отчётном совещании выслушать дежурный доклад исполнителя, а всё – таки объективно оценить ситуацию. Видимо поэтому автоматизация и стратегический процесс сейчас идут рука об руку.
Вывод по статье
Как хорошо, когда всё заранее спланировано и посчитано. Никаких «метаний» из стороны в сторону и бессмысленных «дёрганий». Конечно, эта картинка – идеальна. Несмотря на просчитанные риски, непредвиденные ситуации возникают всегда. Мы не говорим, что всё, приняли стратегию и теперь ни налево, ни направо. Отнюдь… Плоха та стратегия, которую нельзя изменить. Тем не менее, эти неожиданности будут настолько малы и незначительны, что на запланированное сильно не повлияют. В итоге — план мероприятий является тем документом, который станет источником стабильности на каждый день.
Литература:
Ожегов С. И. Словарь русского языка / Под общ. ред. проф. Л. И. Скворцова. — 24-е изд., М.: Оникс, Мир и Образование, 2007;
Пригожин А.И. Цели и ценности. Новые методы работы с будущим, М.: Дело, 2010;
Медоуз Донелла Азбука системного мышления М.: Бином. Лаборатория знаний, 2011.