Этот инструмент в основном используется при управлении проектом (в строительстве, например).
Внедрение и контроль исполнения стратегии организации тоже, своего рода проект, который нуждается в наглядном инструменте. Не спорим, можно обойтись планом мероприятий (далее ПМ) и отметкой в нём – «сделано». Однако в среднем и крупном масштабе лучше использовать Диаграмму Ганта (далее ДГ). Дело в том, что при большом количестве мероприятий и задач в них, просто необходимо детальное рассмотрение. Так в чём же может быть её преимущество над ПМ? Давайте разбираться…
Содержание статьи:
- История
- Принципы построения Диаграммы Ганта
- Определение
- Особенности стратегического процесса в ДГ
- Пример её применения
- Программы для Диаграммы Ганта
- Выводы
Экскурс в историю
Сначала, надо сказать о том, что на Г.Н. Ганта (или Гантта) оказал влияние Ф.У. Тейлор (основоположник научной организации труда), так как он тесно работал с ним. Помимо самой Диаграммы у её автора есть ещё несколько изобретений и ряд научных трудов. Но вернёмся к нашей теме…
Диаграмма Ганта появилась на свет в начале 20 го века. Пришла к нам из практики судостроения. В первую мировую войну Генри Л. Гант был трудился на судоверфи в США, где при проектировании и строительстве кораблей появился сей инструмент.
Есть мнение, что в 1958 году была предложена усовершенствованная форма Диаграммы Ганта, так называемая PERT. Однако никакого совершенствования не было, PERT просто другой. Методика критического пути в сетевом графике является отдельной технологией, которая просто схожа с рассматриваемой Диаграммой.
Принципы построения
Изначально она задумывалась как отображение длительности работ. Но так как это не просто рисунок, а гистограмма, диаграмма Ганта несёт в себе ещё функцию, такую как обозначение исполнителя. То есть основных элементов в ней три:
- Что делается (наименование работы)
- Кто ответственен за их исполнение.
Кстати, этот пункт является спорным, так как некоторые специалисты предлагают разделять на ответственного и исполнителя. Такое разделение логично и зачастую может быть обосновано, только мнение автора статьи в том, что этого стоит придерживаться только тогда, когда речь идёт о среднем или крупном бизнесе, да и в них такая детализация ни к чему. Во-первых, исполнитель может смениться (особенно при аутсорсинге), а во – вторых, отмечая исполнителя мы как бы даём право ответственному на невыполнение, так как у него будет соблазн перенести всю ответственность на исполнителя и остаться в стороне.
- Сколько времени надо для этой работы
Впоследствии добавилось ещё и закрепление последовательности. Потом взаимосвязи (их можно применять, если пользоваться специальным ПО)… И ещё множество переменных, которые делают её поистине идеальным инструментом планирования.При использовании программ, например MS Project, появляется огромное количество возможностей, таких как:
вычисление загруженности исполнителя;
использование ресурса для выполнения тех или иных работа;
и другие…
Определение
Имея информацию, касающуюся частей для её образования, можно приступить к понятию в ракурсе тематики нашего ресурса, а именно стратегии организации.
Диаграмма Ганта – это способ планирования достижения целей визуально отражающий наименование работ, необходимых для их достижения, длительности этих работ и ответственных за них.
Мы дали определение, которое затрагивает только стратегический процесс. Рассмотри эту тему подробнее:
Особенности стратегического процесса в ДГ
Давайте сравним отображением внедрения стратегии в ПМ и в Диаграмме Ганта.
обычное отображение таблицы плана мероприятий в классическом виде для цели N
|
мероприятия |
часы |
срок |
результат |
Ответ-ый |
ресурсы |
||
| Мероприятие №1 |
2 |
15.07.15 |
Отчёт | Петров В.В. | Бумага | ||
| Мероприятие №2 |
39 |
17.07.15 |
|||||
| Мероприятие 2.1 |
24 |
15.07.15 |
Протокол совещания | Сидоров В.А. | Стулья | ||
| Мероприятие 2.2 |
15 |
17.07.15 |
Протокол совещания | Сидоров В.А. | Стулья |
Табличный вариант имеет ряд неудобств, а именно при указании длительности мероприятия нужно сразу определиться с метрикой (минуты, часы, дни и т.д.), что неудобно и приходится каждый раз считать. Плюс, если делать ПМ в программе, то она автоматически рассчитывает срок окончания, достаточно указать начало и длительность. Не просто рассчитывает, а учитывает занятость ответственного и использование ресурса (если он один, а пользователей много).
А теперь тоже самое, только в программе для планирования:
С одной стороны та же картинка, только вид сбоку. Только отличия всё-таки есть и существенные:
Во-первых, мы видим параллельные работы и можем оценить степень занятости тех или иных исполнителей. Более того, из схожих мероприятий можно сформировать проекты.
Во-вторых, проще делать декомпозицию целей на конкретные действия. Дело в том, что при визуальном представлении всей картинки внедрения как — то проще представлять конкретику.
Если всё так хорошо, тогда может вообще заменить классический план мероприятий (ПМ), сделанный в Excel, диаграммой Ганта сделанной в программе GanttProject или в MS Project? Ответ на этот вопрос кроется в масштабах, а именно для малого бизнеса вполне можно обойтись простым ПМ, а в средних и особенно крупных корпорациях упрощать не следует. Добавим, что в вопросе внедрения целей в ежедневную деятельность правил нет. Каждый специалист решает сам — как ему поступить в том или ином случае.
Так как программа изначально сделана под задачи управления проектом, то некоторые термины в ней иные. Отметим также, что в этом ПО ресурсы – это собирательное название, придётся ещё их разграничить на материальные, трудовые и затраты, либо просто сконструировать новые столбцы. Впрочем, это тема отдельной статьи.
Пример применения Диаграммы Ганта
Мы приведём отрывок примера из практики применения стратегии организации в виде Диаграммы Ганта в текущую деятельность для функциональной области интернет маркетинга:
Из примера видно, как конкретные мероприятия «оживают», ведь теперь это не просто сроки и исполнители, а их визуальное отображение. Более того, если пользоваться MS Project, то можно увидеть наш план и в других ракурсах. Например, в виде календарного плана:
Программы для Диаграммы Ганта
Существует несколько десятков программ и Онлайн сервисов для построения Диаграммы Ганта, от простых до сложных в освоении. Конечно, полного списка не будет, но основные из них мы отметим:
- Редакторы таблиц (Excel, Open Office…), включим их в список за их простоту и надёжность. Строить Диаграммы можно как с помощью стандартного мастера диаграмм, либо используя ячейки таблицы в качестве столбцов;
- GantProject. Бесплатный и довольно мощный инструмент, который по функционалу не так сильно отличается от лидера;
- Microsoft Project. Самый мощный, на сегодняшний момент, пакет для построения Диаграммы Ганта. Честно говоря, называть его только инструментом для построения просто смешно. Там столько функционала, что никакие таблицы с ним не сравняться. Помимо классического представления можно планировать и отслеживать внедрение стратегии в разных представлениях: сама рассматриваемая Диаграмма, сетевой график, календарный план, график ресурсов (в т.ч. исполнители), использование задач, плюс ещё около тридцати разрезов, которые помогут спланировать и проследить за внедрением целей. Да, это огромное преимущество, когда можно посмотреть план под разными углами, в том числе и с точки зрения PERT.
К тому же, этот пакет имеет в своём арсенале ряд расширений, делающих например декомпозицию работ в виде структуры – WBS Chart Pro. Но главное предназначение этого расширения в вычислении критического пути. - Spyder project. Отечественная разработка, только это весьма дорогостоящий продукт. Его любят строители. По функционалу вполне сопоставим с предыдущим участником списка, а по некоторым параметрам превосходит его.
- В качестве Онлайн сервиса для внедрения стратегии можно указать отечественный Мегаплан.
Повторимся, всё вышеперечисленное можно отнести к замене классического плана мероприятий лишь условно. Мы только предлагаем, так как сами это делаем.
Выводы статьи
План мероприятий как часть стратегии организации, сделанный в таблице, довольно статичен. В нём трудно оценить ход внедрения и непонятно что происходит. То ли всё нормально и скоро будет отметка сделано, то ли мероприятие провести не удастся и цель достигнута не будет. Самым главным преимуществом Диаграммы Ганта над обычной Программой мероприятий является её гибкость в отображении и управлении ходом внедрения. Ничего важнее управляемости процессом внедрения стратегии организации при воплощении планов в жизнь быть не может. Поэтому, в качестве альтернативы обычной таблицы с планом мероприятий предлагаем использовать Диаграмму Ганта.
Литература:
Медоуз Донелла Азбука системного мышления М.: Бином. Лаборатория знаний, 2011;
Рассел Джесси Диаграмма Ганта М.: Книга по требованию, 2012.