Измерять эффективность работы – необходимость. Ведь как понять – хорошо или ещё надо подтянуть? Постараемся рассказать, что это за явление такое.
Сейчас все кому не лень, без понимания сути пытаются использовать термин KPI. Такое поведение обусловлено видимой простотой в поверхностном понимании и частичном применении ключевых показателей эффективности (русское сокращение — КПЭ ). Только само по себе KPI – можно сказать, целая философия.
Ранее была опубликована статья об основах показателей эффективности
Оглавление:
Об истории
Система KPI
KPI и CSF. Есть ли отличия?
Расчет KPI
Примеры KPI
Балансировка или BSC
Нормативное регулирование КПЭ
Литература, сайты и статьи
Об истории
Появление инструмента KPI обусловлено методологией управления по целям (management by objective, сокращённо MBO). Впервые эти термины были введены Питером Друкером в 1954 году.
Данная методология позволяет оценивать достижения организации по критериям достижения поставленных целей.
То есть для правильного использования ключевых показателей эффективности нужно понимать (ну или хотя бы ознакомится) методологию «Управление по целям».
Изначально KPI трактовались только в разрезе достижимости. Иными словами, ориентация в КПЭ была только – «достиг или не достиг цели». Постепенно, такой однозначный поход смягчился. Появились процентовки, веса… Из него выросла технология Balanced Scored Card (англ. BSC или русское сокращение ССП). Позднее появились KPI для оборудования OEE.
Следует добавить, KPI используются в различных областях менеджмента, но глобально это всё-таки: стратегическое управление (в меньшей степени) и в большей степени это про бизнес процессы.
В иных, а особенно в прикладных (та же веб-аналитика), дисциплинах, КПЭ тоже внедряются, но они далеки от первоначального смысла, так как уже сильно «отрываются» от стратегии и целей.
Система KPI
Итак, начнём с определения.
KPI – показатели результативности и эффективности достижения целей организации, которые декомпозируются по её отдельным структурным единицам.
В предыдущих статьях писалось о том, чем обусловлено развитие менеджмента. Так вот KPI это ничто иное, как близкий нам термин КПД. Родом он из пересечения точных наук и инженерии.
Обращаем внимание на то, что KPI на то и названы ключевыми, потому как они фокусируются на стратегических и тактических целях. То есть, всё остальное не KPI, максимум — просто показатели.
В итоге, систему KPI можно описать двумя ключевыми моментами:
1. Связь КПЭ с целями
2. КПЭ состоят из результативности и эффективности.
KPI и КФУ есть ли отличия
Ключевые факторы Успеха, их ещё называют критическими факторами успеха (КФУ или CSF) считаются отличным от KPI явлением. Некоторые специалисты объясняют это тем, что KPI показывают достижения существующих ресурсов, а KSF показывают появление ресурсов вообще.
Или проще:
CSF – приобретение нового станка
KPI – выпуск этим станком 20 деталей в смену
Считаем, что с разделением немного переборщили. По крайней мере, малому, да и среднему бизнесу (подробнее в классификации) такие теоретические дебри не нужны.
Расчет KPI
Для верных расчётов, в первую очередь, нужно использовать цели, а не выдуманные «на глазок» индикаторы. Только в этом случае можно говорить о KPI, в иных вариантах это всё же просто какие — то показатели «хотелок» руководства. Справедливости ради надо сказать, что второй вариант сейчас на практике встречается очень часто. Распознаются такие необоснованные желания просто – двумя-тремя вопросами:
- На чём основаны эти показатели?
- С чего вы взяли, что эти основания верны?
Если вразумительного ответа нет, то это увы не KPI, а просто «раздувание щёк». Можно и так, конечно, но это уже нельзя назвать управлением по целям (MBO) со всеми вытекающими от сюда последствиями.
Вернёмся к правильной методологии… Сначала надо понять цели, а именно для чего необходим расчёт KPI:
1. Для оперативной корректировки действий;
2. Для вычисления мотивационных решений — премий, вознаграждений, а также штрафов (если такие практикуются).
Процесс установления выглядит так:
1. Сама постановка KPI(в зависимости от целей)
2. Расчёты для вычисления различных вознаграждений
Постановка KPI
Нортон и Каплан рекомендуют устанавливать не более 20 KPI и это цифры для достаточно крупных организаций. Для небольших коммерческих и некоммерческих образований их должно быть не более 10.
Если посмотреть на дерево целей, то, как правило, KPI ставятся в крайнем случае на втором или, уж точно третьем уровне древа. То есть там, где KPI можно «привязать» к отдельной должности.
Для расчётов понадобятся:
• возможные отклонения;
• веса KPI для расчётов премий.
Перейдём к практике:
Примеры KPI
Выглядит это примерно так:
| Цель второго уровня: Выполнение годового плана продаж по продукту A на территории ЧО | ||
| KPI 1: Выполнение плана в руб. | 3 млн. р. | Допустимое отклонение 5% |
| KPI 2: Выполнение плана в шт. | 300 тыс. штук | Допустимое отклонение 5% |
| KPI 3: Норма возвратов | 5 тыс. штук | Допустимое отклонение 5% |
Эти данные берутся за основу (или так называемое нормирование). Далее эти нормы декомпозируются на работников подразделений и/или на участников процесса (в зависимости от того, как построено управление).
Конечно, трудно представить себе, что вот этим комплексом работ будут заниматься представители малого бизнеса. Только если у такой организации есть потребность в налаживании управления по целям, то вопроса о комплексе KPI стоять не должно.
Вес рассчитывается следующим образом:
| Показатель | Индикатор | Вес (%) |
| Выполнение плана по деталям | 100 шт. в мес | 50 |
| Уровень брака | 2% | 50 |
Нас интересует план по деталям в 100 штук и уровень брака не более 2 штук из этих ста. Так вот, какой показатель весомее, первый или второй? Всё конечно зависит от целей, а в этом примере мы видим соотношение результативности и эффективности, где обозначена цена результата в 2%.Важный момент, что в этом случае при расчёте премиальных нужно учитывать соблюдение сразу двух KPI одновременно, поэтому логично распределить веса поровну.
Балансировка или BSC
Есть мнение, что KPI и BSC – идентичные термины. Ничего подобного. Это две разные технологии, которые можно озаглавить как управленческие индикаторы. В эту группу также входят изыскания Хьюберта К. Рамперсада с его УСПД, которые охватывают, в том числе эффективности отдельно взятого человека.
То есть мы видим, что да, они похожи и где то пересекаются, но BSC стоит особняком, так как именно она относится к стратегии больше всех. Тем не менее, KPI это всё-таки прародитель всех этих инструментов — где в основу положены измерения в организациях. На сегодняшний день KPI принято относить к инструментам для работы с бизнес процессами.
Тематика BSC требует отдельной статьи и может быть не одной.
Нормативное регулирование КПЭ
В законодательстве РФ нет норм, которые регулируют KPI. Впрочем, как нет и норм для MBO (управление по целям). Всё это вотчина локального нормотворчества. То есть, в каком-нибудь «положении о ключевых показателях эффективности на …. год» могут быть зафиксированы те или иные цифры. Было бы полезно работать с этим инструментом и фиксировать цифры в реальных документах. Есть прецеденты этого. Так поступают некоторые средние и крупные компании, где наряду с годовым бюджетом верстаются KPI. Это делается в большей части для регламентирования системы расчётов вознаграждений. То есть, в этом случае KPI тесно связаны с системой материальной мотивации.
Книги, статьи и сайты
Питер Друкер Практика Менеджмента, 2007 (англ. 1954)
Дэвид Парментер, Ключевые показатели эффективности, 2015
Роберт С. Каплан, Дэвид П. Нортон, Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию, 2014
Хьюберт К. Рамперсад, Универсальная Система Показателей Деятельности, 2004
Аркадий Пригожин, Цели и ценности. Новые методы работы с будущим, 2010
www.balancedscorecard.org Институт BSC
www.oee.com Сайт KPI для оборудования